紙への手書きとデジタルデータどちらを使う？

デジタルデータ全盛の時代でも何かと話題になるのが「手帳術」ですね。

「紙の手帳を持っていないと落ち着かない」

「いつでもさっと取り出せて便利」

と人気の高い紙の手帳ですが、「手帳術」として紹介される数々の技でもとりわけ人気なのは「文房具」を使って手帳の見た目を分かりやすくオシャレにアレンジできる点ではないでしょうか。

手帳も文房具になるわけですが、時には色のついたマーカーで目立たせてみたり、インデックスシールや付箋、その他ノートを彩る便利グッズは本当に多くの商品が販売されています。

文房具系は値段がお手頃なのもいいですよね。

文房具好きが高じて、紙の手帳を使い続けてスケジュール管理などを行っているかたも多いと思います。

ちなみに新年度に使いたい最近おすすめの文房具の記事は以下になります。

一方でグーグルのカレンダーやマイクロソフトのOutlookでスケジュール管理を行っているかたもいるでしょう。

データで管理するといつでも追記や修正が容易で何年も前の古いデータでも簡単に参照できます。

では紙とデータのどちらを使ったほうがスケジュール管理やメモ書きに効率の良さを発揮してくれるでしょうか。

両方の良し悪しを考えてみたいと思います。

紙へ手書きするメリットとデメリット

手帳やノートなどの紙を使う一番のメリットは、すぐに書ける点です。

デジタルデータもすぐに入力できると思うかもしれませんが、パソコンの電源が切れていたりスマホで通話していたりすると中々すぐに入力できないですね。

通話しながらパソコンで別の作業画面を開いたまま、いつでもすぐに記入できるのが手書きのメリットでしょう。

デメリットとしてはやはり持ち歩くのにかさばるところでしょうか。

今年だけであればいいですが、昨年や一昨年の手帳にも大事な記述があって持って歩かなければならない、と言う場合に荷物になってしまうのが面倒ですね。

そして簡単にどこでも記述できるわけではないので、ノートを広げてしっかりした字が書ける場所が必要です。

紙やノートなどを持ち歩き記述するのに少し不便を感じるので、今ではスマホでのデータ管理が選択される割合も多くなっているでしょう。

では、この両方を使い分けるにはどうしたらよいのでしょうか・・。

使い分けは？

デジタルデータはやはり便利です。

今ではクラウドでどの端末からでも同じデータが参照できますし、スマホからでも入力ができるので場所を選びません。

では、手書きのメモ・手帳・ノートなどとデジタルノートなどに保管するデータとどのように使い分けるかと言うと、それは要約と保存だと思うのです。

デジタルノートにマイクロソフトの「OneNote」を利用するとします。

OneNoteは個人アカウントと法人アカウントの両方でブックを作成できるので、個人・法人でそれぞれ保存したいデータをブックごとに分けます。

そして各ブック内にはセクションを複数作成し、1つのセクション内にはページがたくさん作成されていきます。

手書きのノートと比較すると以下のようになります。

手書きのノートであればノート内に色鮮やかな付箋で項目分けをし、付箋から付箋までの各ページに詳細データを書いていきます。

こんなイメージですね。

これをOneNoteで見ると以下のようになります。

例えば上の例で言えば、「登録」というセクションがありそのセクションにはページが3つあります。

「登録」の次には「すぐ見たい集」というセクションがあり、このセクションにもたくさんのページを作成できます。

同じ作業を手書きのノートでやると、あるページに「登録」と書いた付箋を貼って、そこから3ページはサブスク・金融・AIツールの各ページを作って、その次のページに「すぐ見たい集」と書いた付箋を貼り付けると言う流れになるでしょう。

長期に渡って保存するようなデータ、特に参照する割合が8割以上でたまにデータを追記するようなものであればOneNoteのようなデジタルデータの方が使い勝手はいいでしょう。

パソコンでもスマホでもいつでも膨大なデータを見られますし、OneNoteのように情報が整理されていれば見返すときにもデータが探しやすいです。

そしてデータが膨大になればなるほど必要になるのは「検索」の力です。

OneNoteのように複数のノートブックを横断して検索できるデジタルノートは、保存しているデータをあちこちから瞬時で探し出せるので、それもまた便利なのです。

ではその上で紙に書く理由は何なのかと言えば、それが要約なのです。

手帳にしろノートにしろ、これらに記述する内容は必要な情報の要約です。

そもそも手書きで必要な長期保存の情報をだらだらと書いている時間はありませんので、本当に必要な情報からその中でも特に必要な物を簡潔に書くのです。

簡潔にまとめたデータは保存を意識していません。

筆者の環境でお話してみましょう。

法人であれば、当月に必要な支払金額をいつまでに支払うかなどを箇条書きし、支払いが終われば赤ペンで消していく。

月ごとに仕入やネットでの購入などの情報を簡単にメモしておきそれを決算資料作成時に見直す。

個人であれば、ちょっと思いついたアイデアやいついつまでに欲しいと思ったものなどはすぐにメモできるようにする。

計算式が必要な場合も敢えて手書きで演算する。

イスに座ってぼーっと物思いに耽った時に頭に思い浮かんだ光景や思わずつぶやいた独り言の内容を言語化しておく。

これらはメモしてパソコンを使っている間はいつでもすぐに見られるように近くに置いてありますし、長期的に保存しておく必要性が出てきたらデジタルデータへと転記します。

紙に書くときは、とにかく思いついたままを書くのではなく、短くまとめて書き出せるようにした方がいいです。

基本的に手書きの内容は長期に保存しておく情報ではないので、期間が過ぎればその書いた紙を捨てるケースが多いですね。

紙に書いた内容をさらにデジタルデータに深くまとめていくのか、紙に書き出して終わりなのか取捨選択しながらデータを作り上げていきます。

(まとめ)どちらも使用頻度は高い

パソコンやスマホが作業の多くを占めても手書きによるメモやノートなどは外せません。

最終的にデータの保存はデジタルに任せて、合間合間のアウトプットには紙への手書きも大いに活用しています。

筆者の場合どちらの使用頻度も高いですね。

これは自分の作業環境に合わせて作り上げていくものなので、正解はありません。

ただ現在どちらかに偏っているかたは、紙とデータを共存させてみるのもまた違った景色が見えるかもしれませんね。